Stavy objednávek a informační e-maily

Vytvořil(a) Jakub Jirsa, Změněno dne Mon, 20 Nov 2023 v 07:09 PM dle Jakub Jirsa

Stavy objednávek

Velmi důležitou funkcí pro komunikaci se zákazníkem jsou stavy objednávek. Aplikace JZShop II Vám umožní tuto komunikaci plně zautomatizovat a nabízet tak prvotřídní servis zákazníkům. Vše je však podmíněno správným nastavením a vyplněním všech stavů objednávek. Podívejme se tedy, co a jak je nutné nastavit.

Po otevření nového stavu objednávek (Objednávky -> Stavy objednávky -> Přidat nový záznam) vidíme tři záložky – Základní údaje, E-mail a SMS.

Výchozí: Stav objednávek označen jako „Výchozí“ bude přiřazen nově vytvořeným objednávkám. Tento stav je vhodné pojmenovat např. Nová, Nevyřízena apod. Objednávky s výchozím stavem jsou zobrazeny na straně „Přehled“ jako nově přijaté objednávky.

POZOR: V e-shopu musí existovat vždy jeden stav označen jako „Výchozí“. Bez výchozího stavu nelze vytvářet objednávky!

Název: Pole název je informační údaj pro obsluhu administrace a zákazníky. Název stavu je zobrazen zákazníkovi v klientské sekci e-shopu u dané objednávky (Můj účet -> Objednávky a faktury). Zákazník má tak možnost přehledu o zpracování objednávek administrátory. Názvy tedy volte srozumitelné jak pro Vás, tak pro Vaše zákazníky.
Typ: V aplikaci JZShop II je několik stavů, které mají specifické vlastnosti a mohou fungovat plně automaticky. Většina těchto stavů jsou nutné pro správný chod platební brány, v případě že platební bránu nevyužíváte, lze některé stavy využít také. Níže se podíváme na veškeré dostupné přednastavené stavy.
Storno: Slouží především pro statistiky obchodu a pro lepší orientaci v objednávkách. Přiřazením stavu „Storno“ se objednávka vyřadí ze statistik e-shopu a podbarví se ve výpisu objednávek.
Platba zrušena: Stav objednávky, když dojde ke zrušení platby v platební bráně.
Čekání na platbu: Stav objednávky při platbě převodem, supercash, premium sms a dalších. Využití u plateb, kde čekáte na zaplacení předem, především pomocí platební brány.
Platba přijata: Automatický stav objednávky, který po nastavení toho stavu i mimo platební bránu označí objednávku za uhrazenou, vyplní částku a datum úhrady (aktuální datum). Při použití platební brány se stav aktualizuje automaticky.
Chyba při platbě: Stav objednávky, pokud dojde k jakékoliv chybě při platbě na straně platební brány.
Platbě vypršela platnost: Tento stav může nastat při kterékoliv platební metodě, pokud zákazník včas nezadá platební údaje, případě může nastat po několika dnech při stavu "Čekaní na platbu".
Přeposláno dodavateli: Automatický stav v případě využívání dropshipmentu. Pokud máte aktivní automatické odeslání objednávky dodavateli, zobrazí se tento stav. Může znamenat i další komunikaci s dodavatelem
Barva: Pomocí barvy můžete snadno rozlišit stav objednávky. U objednávky s tímto stavem bude zobrazen barevný proužek vlevo.

Informační e-maily o stavu objednávky

Systém JZShop automaticky informuje zákazníky o průběhu zpracování objednávky. Zda se e-mail odešle automaticky, můžete nastavit v administraci sami, stejně tak obsah e-mailu s využitím speciálních zkratek, za které se doplní aktuální údaje objednávky.

Na kartě E-mail najdete následující položky.

Automaticky odeslat e-mail: Tato funkce Vám zajistí automatické odeslání informačního e-mailu okamžitě po změně stavu objednávky.
Automaticky vytvořit fakturu a přiložit jako přílohu: Po změně stavu systém ihned vytvoří fakturu v PDF a přiloží k informačnímu e-mailu. Vhodné použít ke stavům „Zaplaceno“ po přijetí platby za objednávku. Zákazník obdrží fakturu v PDF a Vám odpadá ruční vytváření faktury z uhrazené objednávky. S použitím platební brány je pak vše plně automatické.
Předmět: Předmět informačního e-mailu, lze zde využít speciálních zkratek – viz níže, např. číslo objednávky %CISLO.
Obsah: Obsah informačního e-mailu. E-maily mají společnou šablonu, takže nemusíte již nic formátovat. Zadávejte pouze validní HTML tagy - pro nadpisy <h1>Nadpis</h1>, pro odskočení na další řádku (enter)  , pro zvýraznění tučným písmem tučné písmo

POZOR: při používání HTML tagů nezapomeňte, že rozdělujeme tagy na párové a nepárové. U párových je vždy nutné tag ukončit! Např. nadpisy, tučné písmo, kurzíva jsou párové tagy, proto je nutné vždy dodržet počáteční <tag> a zakončující </tag>. Odskočení na další řádek je tag nepárový, avšak používá se s lomítkem na konci tagu.

Příznaky v informačních e-mailech

Nyní si ukážeme, jak správně použít speciální příznaky pro obsah e-mailu upozornění na změnu stavu objednávky.

%OBJEDNAVKA – Použitím této zkratky vložíte do e-mailu předdefinovanou šablonu pro objednávku. Před šablonu objednávky je vhodné umístit úvodní text a oslovení zákazníka, za šablonu pak např. pozdrav či kontakty. V informačních e-mailech můžete využívat HTML kód, úvodní text s šablonou %OBJEDNAVKA může vypadat např. takto:

<h1>Vážený zákazníku,</h1>
děkujeme Vám za nákup na %DOMENA. Vaše objednávka byla úspěšně přijata a zasíláme Vám upřesňující informace. O dalším průběhu zpracování budete dále informováni.
<br />
%OBJEDNAVKA
Přejeme Vám pěkný den
<br />
%DOMENA

%DOMENA – Tato zkratka (příznak) automaticky vloží www adresu (doménu) Vašeho obchodu do e-mailu, např. www.jzshop.cz. Doménu však vloží bez odkazu, pokud chcete „klikatelnou“ adresu, je nutné zadat HTML kód v následujícím tvaru:

<a href="http://%DOMENA/">%DOMENA</a>

%DATUM – Vloží aktuální (dnešní) datum. Lze s výhodou využít na informaci o expedování objednávky.
%ZAPLACENO – Vloží datum zaplacení objednávky.
%UCET – Vloží číslo účtu, zadaného v nastavení objednávek.
%IBAN - Vloží IBAN bakovního účtu, zadaného v nastavení objednávek.
%BIC - Vloží BIC (SWIFT) bakovního účtu, zadaného v nastavení objednávek.
%VS – Vloží variabilní symbol (stejný jako č. objednávky) pro identifikaci objednávky při platbě předem.
%CISLO – Vloží číslo objednávky.
%CELKEM – Vloží celkovou cenu objednávky, včetně dopravy a poplatků.
%HODNOTA - Vloží celkovou hodnotu objednávky bez formátování a symbolu měny
%MENA - kód měny
%BALIK - Vloží číslo balíku, pokud je vyplněno v objednávce
%TRACKLINK - Vloží adresu pro sledování balíku včetně klikatelného odkazu. Musí být v každé dopravě uvedena URL adresa sledování včetně čísla balíku.
%TRACKING - Vloží URL adresu pro sledování bez odkazu (čistě v HTML). Zkratku zadávejte přes HTML editor do pole "odkaz".
%PIN - Až 10místné číslo pro osobní odběr. Pokud PIN není vytvořen při odesílání informačního e-mailu, systém vygeneruje náhodný 6místný kód a vloží do pole PIN v objednávce.

nově jsou k dispozici příznaky na výpočet zálohy z ceny objednávky

%ZALOHA10 - Vloží vypočtenou hodnotu 10% z celkové ceny objednávky
%ZALOHA20 - Vloží vypočtenou hodnotu 20% z celkové ceny objednávky
%ZALOHA30 - Vloží vypočtenou hodnotu 30% z celkové ceny objednávky
%ZALOHA40 - Vloží vypočtenou hodnotu 40% z celkové ceny objednávky
%ZALOHA50 - Vloží vypočtenou hodnotu 50% z celkové ceny objednávky
%ZALOHA60 - Vloží vypočtenou hodnotu 60% z celkové ceny objednávky
%ZALOHA70 - Vloží vypočtenou hodnotu 70% z celkové ceny objednávky
%ZALOHA80 - Vloží vypočtenou hodnotu 80% z celkové ceny objednávky
%ZALOHA90 - Vloží vypočtenou hodnotu 90% z celkové ceny objednávky

Pozor! Nelze vkládat jiné hodnoty zálohy, než které jsou vypsané výše!

nově jsou k dispozici příznaky také pro faktury

%FAKTURA_CISLO - Vloží číslo faktury pro danou objednávku
%FAKTURA_VYTVORENA - Vloží datum vytvoření faktury
%FAKTURA_SPLATNOST - Vloží datum splatnosti faktury
%FAKTURA_VS - Vloží VS faktury

Veškeré příznaky je nutné zadávat v přesném znění! Tedy bez diakritiky, velkými písmeny a bez mezer. Příznaky lze v e-mailu kombinovat a přidávat jim HTML tagy. Lze tak např. zvýraznit č. objednávky pomocí tagu takto:

<strong>%CISLO</strong>

Příklad informačního e-mailu s použitím šablony %OBJEDNAVKA

V následujícím příkladu si ukážeme podobu příznaky %OBJEDNAVKA, která je však doplněna o úvodní text.

Vzhled informačních e-mailů nelze změnit, můžete však plně editovat jeho obsah. Při použití e-mailové šablony %OBJEDNAVKA můžete změnit úvodní text a předmět e-mailu. Ostatní údaje jsou doplněny automaticky z nastavení e-shopu.

Nedokončená online platba

V případě nedokončení online platby z důvodu opuštění stránky uživatelem nebo nedostupností platební brány, lze odeslat zákazníkovi žádost o znovu provedení platby pomocí platebního tlačítka.

Do automatického emailu libovolného stavu lze přidat odkaz na platbu či platební tlačítko, které bude v emailu vypadat následovně:

Příznaky pro zadání skrze HTML editor:

%PAYBUTTON - vloží platební tlačítko s odkazem na dokončení platby v platební bráně

%PAYURL - vloží URL adresu odkazu na dokončení platby v platební bráně

Rozdíl mezi %PAYBUTTON a %PAYURL je v tom, že %PAYURL musíte vložit jako odkaz přes ikonu HTML editoru na libovolný text, %PAYBUTTON za Vás vyřeší vše a vloží hotové tlačítko.

Zápis předlohy v HTML kódu je tedy následovný:

Objednávku %CISLO zaplatíte <a href="/%PAYURL">zde</a>.
 
%PAYBUTTON

Informační SMS při změně stavu objednávky

Poslední kartou stavu objednávek je karta SMS. Tato karta plní stejnou funkci jako E-mail. Při změně stavu objednávky automaticky odešle SMS zákazníkovi. Do SMS lze vkládat stejné příznaky jako pro e-mail. Nedoporučujeme SMSky přeplňovat veškerými údaji (také proto, že délka jedné SMS je znakově omezena) aby zpráva byla stále přehledná.

S výhodou lze využít základní příznaky jako %CISLO, %CELKEM, nikoliv však zkratku %OBJEDNAVKA (obsahuje HTML kód).

Do obsahu doporučujeme zadávat text bez diakritiky. Pro okamžitý přehled počtu znaků a SMS je k dispozici počítadlo pod obsahovou částí. Celková délka SMS bez diakrity je 160 znaků, s diakritikou pak 70.

Pozor na délku SMS. Použijete-li příznaky jako %CISLO, do počítadla je započteno pouze 6 znaků! Připočtěte si skutečnou délku zadávaného údaje. Zbytečně pak odesíláte více SMS, než je potřeba

Pro aktivaci karty SMS je nutné správné nastavení SMS brány, viz kapitola Nastavení SMS brány v administraci JZShop II.