Stavy objednávek a informační e-maily

Vytvořil(a) Jakub Jirsa, Změněno dne Wed, 16 Dec 2020 v 11:20 AM dle Jakub Jirsa

Stavy objednávek

Velmi důležitou funkcí pro komunikaci se zákazníkem jsou stavy objednávek. Aplikace JZShop II Vám umožní tuto komunikaci plně zautomatizovat a nabízet tak prvotřídní servis zákazníkům. Vše je však podmíněno správným nastavením a vyplněním všech stavů objednávek. Podívejme se tedy, co a jak je nutné nastavit.

Po otevření nového stavu objednávek (Objednávky -> Stavy objednávky -> Přidat nový záznam) vidíme tři záložky – Základní údaje, E-mail a SMS.

 

 

  • Výchozí: Stav objednávek označen jako „Výchozí“ bude přiřazen nově vytvořeným objednávkám. Tento stav je vhodné pojmenovat např. Nová, Nevyřízena apod. Objednávky s výchozím stavem jsou zobrazeny na straně „Přehled“ jako nově přijaté objednávky.

POZOR: V e-shopu musí existovat vždy jeden stav označen jako „Výchozí“. Bez výchozího stavu nelze vytvářet objednávky!

  • Název: Pole název je informační údaj pro obsluhu administrace a zákazníky. Název stavu je zobrazen zákazníkovi v klientské sekci e-shopu u dané objednávky (Můj účet -> Objednávky a faktury).  Zákazník má tak možnost přehledu o zpracování objednávek administrátory. Názvy tedy volte srozumitelné jak pro Vás, tak pro Vaše zákazníky.
  • Typ: V aplikaci JZShop II je několik stavů, které mají specifické vlastnosti a mohou fungovat plně automaticky. Většina těchto stavů jsou nutné pro správný chod platební brány, v případě že platební bránu nevyužíváte, lze některé stavy využít také. Níže se podíváme na veškeré dostupné přednastavené stavy.
  • Storno: Slouží především pro statistiky obchodu a pro lepší orientaci v objednávkách. Přiřazením stavu „Storno“ se objednávka vyřadí ze statistik e-shopu a podbarví se ve výpisu objednávek.
  • Platba zrušena: Stav objednávky, když dojde ke zrušení platby v platební bráně.
  • Čekání na platbu: Stav objednávky při platbě převodem, supercash, premium sms a dalších. Využití u plateb, kde čekáte na zaplacení předem, především pomocí platební brány.
  • Platba přijata: Automatický stav objednávky, který po nastavení toho stavu i mimo platební bránu označí objednávku za uhrazenou, vyplní částku a datum úhrady (aktuální datum). Při použití platební brány se stav aktualizuje automaticky.
  • Chyba při platbě: Stav objednávky, pokud dojde k jakékoliv chybě při platbě na straně platební brány.
  • Platbě vypršela platnost: Tento stav může nastat při kterékoliv platební metodě, pokud zákazník včas nezadá platební údaje, případě může nastat po několika dnech při stavu "Čekaní na platbu".
  • Přeposláno dodavateli: Automatický stav v případě využívání dropshipmentu. Pokud máte aktivní automatické odeslání objednávky dodavateli, zobrazí se tento stav. Může znamenat i další komunikaci s dodavatelem
  • Barva: Pomocí barvy můžete snadno rozlišit stav objednávky. U objednávky s tímto stavem bude zobrazen barevný proužek vlevo.

Informační e-maily o stavu objednávky

Systém JZShop automaticky informuje zákazníky o průběhu zpracování objednávky. Zda se e-mail odešle automaticky, můžete nastavit v administraci sami, stejně tak obsah e-mailu s využitím speciálních zkratek, za které se doplní aktuální údaje objednávky.

 

Na kartě E-mail najdete následující položky.

  • Automaticky odeslat e-mail: Tato funkce Vám zajistí automatické odeslání informačního e-mailu okamžitě po změně stavu objednávky.
  • Automaticky vytvořit fakturu a přiložit jako přílohu: Po změně stavu systém ihned vytvoří fakturu v PDF a přiloží k informačnímu e-mailu. Vhodné použít ke stavům „Zaplaceno“ po přijetí platby za objednávku. Zákazník obdrží fakturu v PDF a Vám odpadá ruční vytváření faktury z uhrazené objednávky. S použitím platební brány je pak vše plně automatické.
  • Předmět: Předmět informačního e-mailu, lze zde využít speciálních zkratek – viz níže, např. číslo objednávky %CISLO.
  • Obsah: Obsah informačního e-mailu. E-maily mají společnou šablonu, takže nemusíte již nic formátovat. Zadávejte pouze validní HTML tagy - pro nadpisy <h1>Nadpis</h1>, pro odskočení na další řádku (enter) <br />, pro zvýraznění tučným písmem <strong>tučné písmo</strong>

POZOR: při používání HTML tagů nezapomeňte, že rozdělujeme tagy na párové a nepárové. U párových je vždy nutné tag ukončit! Např. nadpisy, tučné písmo, kurzíva jsou párové tagy, proto je nutné vždy dodržet počáteční <tag> a zakončující </tag>. Odskočení na další řádek <br /> je tag nepárový, avšak používá se s lomítkem na konci tagu.

Příznaky v informačních e-mailech

Nyní si ukážeme, jak správně použít speciální příznaky pro obsah e-mailu upozornění na změnu stavu objednávky.

  • %OBJEDNAVKA – Použitím této zkratky vložíte do e-mailu předdefinovanou šablonu pro objednávku. Před šablonu objednávky je vhodné umístit úvodní text a oslovení zákazníka, za šablonu pak např. pozdrav či kontakty. V informačních e-mailech můžete využívat HTML kód, úvodní text s šablonou %OBJEDNAVKA může vypadat např. takto:
<h1>Vážený zákazníku,</h1>
děkujeme Vám za nákup na %DOMENA. Vaše objednávka byla úspěšně přijata a zasíláme Vám upřesňující informace. O dalším průběhu zpracování budete dále informováni.
<br />
%OBJEDNAVKA
Přejeme Vám pěkný den
<br />
%DOMENA
  • %DOMENA – Tato zkratka (příznak) automaticky vloží www adresu (doménu) Vašeho obchodu do e-mailu, např. www.jzshop.cz. Doménu však vloží bez odkazu, pokud chcete „klikatelnou“ adresu, je nutné zadat HTML kód v následujícím tvaru:

         <a href="http://%DOMENA/">%DOMENA</a>

  • %DATUM – Vloží aktuální (dnešní) datum. Lze s výhodou využít na informaci o expedování objednávky.
  • %ZAPLACENO – Vloží datum zaplacení objednávky.
  • %UCET – Vloží číslo účtu, zadaného v nastavení objednávek.
  • %IBAN - Vloží IBAN bakovního účtu, zadaného v nastavení objednávek.
  • %BIC - Vloží BIC (SWIFT) bakovního účtu, zadaného v nastavení objednávek.
  • %VS – Vloží variabilní symbol (stejný jako č. objednávky) pro identifikaci objednávky při platbě předem.
  • %CISLO – Vloží číslo objednávky.
  • %CELKEM – Vloží celkovou cenu objednávky, včetně dopravy a poplatků.
  • %HODNOTA - Vloží celkovou hodnotu objednávky bez formátování a symbolu měny
  • %MENA - kód měny
  • %BALIK - Vloží číslo balíku, pokud je vyplněno v objednávce
  • %TRACKLINK - Vloží adresu pro sledování balíku včetně klikatelného odkazu. Musí být v každé dopravě uvedena URL adresa sledování včetně čísla balíku.
  • %TRACKING - Vloží URL adresu pro sledování bez odkazu (čistě v HTML). Zkratku zadávejte přes HTML editor do pole "odkaz".

nově jsou k dispozici příznaky na výpočet zálohy z ceny objednávky

  • %ZALOHA10 - Vloží vypočtenou hodnotu 10% z celkové ceny objednávky
  • %ZALOHA20 - Vloží vypočtenou hodnotu 20% z celkové ceny objednávky
  • %ZALOHA30 - Vloží vypočtenou hodnotu 30% z celkové ceny objednávky
  • %ZALOHA40 - Vloží vypočtenou hodnotu 40% z celkové ceny objednávky
  • %ZALOHA50 - Vloží vypočtenou hodnotu 50% z celkové ceny objednávky
  • %ZALOHA60 - Vloží vypočtenou hodnotu 60% z celkové ceny objednávky
  • %ZALOHA70 - Vloží vypočtenou hodnotu 70% z celkové ceny objednávky
  • %ZALOHA80 - Vloží vypočtenou hodnotu 80% z celkové ceny objednávky
  • %ZALOHA90 - Vloží vypočtenou hodnotu 90% z celkové ceny objednávky
Pozor! Nelze vkládat jiné hodnoty zálohy, než které jsou vypsané výše!

nově jsou k dispozici příznaky také pro faktury

  • %FAKTURA_CISLO - Vloží číslo faktury pro danou objednávku
  • %FAKTURA_VYTVORENA - Vloží datum vytvoření faktury
  • %FAKTURA_SPLATNOST - Vloží datum splatnosti faktury
  • %FAKTURA_VS  - Vloží VS faktury 

 

Veškeré příznaky je nutné zadávat v přesném znění! Tedy bez diakritiky, velkými písmeny a bez mezer. Příznaky lze v e-mailu kombinovat a přidávat jim HTML tagy. Lze tak např. zvýraznit č. objednávky pomocí tagu <strong> takto: 

<strong>%CISLO</strong>

 

Příklad informačního e-mailu s použitím šablony %OBJEDNAVKA

V následujícím příkladu si ukážeme podobu příznaky %OBJEDNAVKA, která je však doplněna o úvodní text.

 

 

Vzhled informačních e-mailů nelze změnit, můžete však plně editovat jeho obsah. Při použití e-mailové šablony %OBJEDNAVKA můžete změnit úvodní text a předmět e-mailu. Ostatní údaje jsou doplněny automaticky z nastavení e-shopu.  


Nedokončená online platba

V případě nedokončení online platby z důvodu opuštění stránky uživatelem nebo nedostupností platební brány, lze odeslat zákazníkovi žádost o znovu provedení platby pomocí platebního tlačítka. 

Do automatického emailu libovolného stavu lze přidat odkaz na platbu či platební tlačítko, které bude v emailu vypadat následovně:

Příznaky pro zadání skrze HTML editor:


%PAYBUTTON - vloží platební tlačítko s odkazem na dokončení platby v platební bráně

%PAYURL - vloží URL adresu odkazu na dokončení platby v platební bráně


Rozdíl mezi %PAYBUTTON a %PAYURL je v tom, že %PAYURL musíte vložit jako odkaz přes ikonu HTML editoru  na libovolný text, %PAYBUTTON za Vás vyřeší vše a vloží hotové tlačítko.


Zápis předlohy v HTML kódu je tedy následovný:


<p>Objednávku %CISLO zaplatíte <a href="/%PAYURL">zde</a>.</p>
<p> </p>
<p>%PAYBUTTON</p>

 

Informační SMS při změně stavu objednávky

Poslední kartou stavu objednávek je karta SMS. Tato karta plní stejnou funkci jako E-mail. Při změně stavu objednávky automaticky odešle SMS zákazníkovi. Do SMS lze vkládat stejné příznaky jako pro e-mail. Nedoporučujeme SMSky přeplňovat veškerými údaji (také proto, že délka jedné SMS je znakově omezena) aby zpráva byla stále přehledná.

S výhodou lze využít základní příznaky jako %CISLO, %CELKEM, nikoliv však zkratku %OBJEDNAVKA (obsahuje HTML kód).

 

Do obsahu doporučujeme zadávat text bez diakritiky. Pro okamžitý přehled počtu znaků a SMS je k dispozici počítadlo pod obsahovou částí. Celková délka SMS bez diakrity je 160 znaků, s diakritikou pak 70.

Pozor na délku SMS. Použijete-li příznaky jako %CISLO, do počítadla je započteno pouze 6 znaků! Připočtěte si skutečnou délku zadávaného údaje. Zbytečně pak odesíláte více SMS, než je potřeba

Pro aktivaci karty SMS je nutné správné nastavení SMS brány, viz kapitola Nastavení SMS brány v administraci JZShop II.


Byl tento článek užitečný?

To je skvělé!

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Je ním líto, že jsme vám nepomohli

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Řekněte nám, jak můžeme tento článek vylepšit!

Vyberte alespoň jeden důvod

Zpětná vazba odeslána

Děkujeme za vaši snahu a pokusíme se článek spravit